Speziell bei Ausschreibung von Softwarelösungen liegt der Fokus oft auf den unmittelbaren Kosten der jeweiligen Lösung bzw. des Anbieters. Dies ist einerseits verständlich, da Faktoren wie die Lizenz- oder Wartungskosten und die Höhe der Beratungstagessätze einfach zu ermitteln und zu vergleichen sind. Andererseits bringen sowohl die Einführung als auch der Betrieb viele andere Dinge mit sich, die einen signifikanten Einfluss auf die Gesamtkosten, die „Total Cost of Ownership“ einer Lösung haben.
Ein offensichtliches Beispiel hierfür ist die Passgenauigkeit der Lösung auf die Unternehmensprozesse, da hiervon sowohl der Anpassungsaufwand als auch die Akzeptanz der Benutzer und damit bspw. Prozessverbesserungen und notwendige Unterstützungsleistungen der Benutzer abhängen. Daher sollten bei der Auswahl und Einführung eines ECM-Systems in jedem Fall zentrale Bewirtschaftungsprozesse der dokumentenbezogenen Inhalte beschrieben werden, wobei der Detaillierungsgrad davon abhängt, wie klar die Soll-Prozesse bereits formuliert sind und welchen Grad an Offenheit für Umsetzungsalternativen man lassen möchte.
Daneben sind allerdings auch funktionale Kriterien entscheidend für die „Total Cost of Ownership“ einer ECM-Lösung:
Die Integration der ECM-Lösung in das Anwendungsumfeld des Kunden ist sehr individuell und sollte gleich von Anfang an im Rahmen einer Ausschreibung berücksichtigt werden. Neben den im Rahmen der Kernwertschöpfung relevanten Umsystemen wie bspw. SAP ERP oder Microsoft Dynamics oder weiteren Produktionsinformationssystemen sollten hierbei auch kleinere Nischenlösungen im Unternehmen mitbetrachtet werden, die nur kleine Teilaspekte oder geringe Anwenderzahlen betreffen. Um hier eine gesunde Aufwands-/Ertragsrelation in der Erhebung sicherstellen zu können, kann bspw. auch der Fokus auf das Vorhandensein von Standardschnittstellen wie Web Services o.ä. gelegt werden, sofern diese natürlich von den betroffenen Umsystemen unterstützt werden. Wichtig hierbei ist, dass die Integration nicht einfach nur funktioniert, sondern dies auch in einer für den Anwender einfachen und nachvollziehbaren Art geschieht.
Natürlich ist die Benutzer-Oberfläche ein kontinuierlicher Diskussionspunkt bei jeder Anwendung. Neben stilistischen Fragen der Gestaltung der reinen Benutzeroberfläche (= User Interface/UI) ist in den letzten Jahren vor allem die Fragestellung nach der Nutzung der Anwendung (= User Experience/UX) in den Mittelpunkt gerückt. Das Kriterium beim User Interface ist vor allem die Frage der Anpassbarkeit des Layouts, da hier Kunden durchaus unterschiedliche Anforderungen haben können, die bspw. durch die Corporate Identity dominiert werden. Im Bereich der User Experience stellt sich die Situation deutlich komplexer dar, da hier eine Vielzahl von Parametern beachtet werden muss: die Benutzerführung, die Abfolge einzelner Schritte und Aktivitäten, die Übernahme von bereits bekannten Daten usw. Hier wird vieles durch die Standard-Implementierung des jeweiligen Systems vorgegeben und muss entsprechend detailliert bewertetet werden. Wie bei der Integration kann hier jedoch auch die Offenheit des ECM-Systems bzgl. allgemein akzeptierter Schnittstellen wie Web Services einen Weg für alternative UX-Konzepte abseits des Anwendungsstandards öffnen.
Im Bereich der Anwendungs-Architektur öffnet sich das Feld der Lösungsmöglichkeiten. Aktuell sind im betrachteten ECM-Marktsegment weiterhin die klassischen „on premise“ Architekturen dominant und werden speziell in komplexeren Projekten, die über die reine Dokumentenablage und -archivierung hinausgehen, sowohl von Kunden als auch Anbietern präferiert. Auch die jeweilige technische Lösungsarchitektur unterscheidet sich teilweise signifikant, wobei hier letztlich auch strategische Gesichtspunkte des Kunden eine Rolle spielen (Plattform, Datenbank, etc.).
Allerdings gibt es hier nach und nach auch Cloud-Lösungsangebote und damit die Möglichkeit, sich bei der Einführung einer Lösung auf die prozessualen, anstatt technischen Aspekte zu konzentrieren, auch wenn letztere vor allem bzgl. der Integration nicht außer Acht gelassen werden sollten. Generell ist jedoch zu beachten, dass Cloud-Angebote einerseits hinsichtlich der Lizenzierung grundsätzlich anders gestaltet sind (= Miete anstatt Kauf) und andererseits speziell in diesem Marktsegment teilweise signifikante Unterschiede zu ihren „on premise“-Pendants bei demselben Hersteller aufweisen.
Teil 3 über Erfolgsfaktoren für eine ECM Einführung erscheint in Kürze.
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Tim Hanack | 06.01.2020
