Serie: Enterprise Content Management System

Eine erfolgreich durchgeführte Ausschreibung mit den richtigen Anforderungen unter Berücksichtigung relevanter Einflussfaktoren ist eine gute Grundlage, allerdings kein Garant für eine erfolgreiche Einführung eines ECM-Systems.

Es gibt eine bunte Auswahl an Ratgebern bzgl. kritischer Erfolgsfaktoren für IT Projekte, daher sollen hier nur wenige hervorgehoben werden, die in der Praxis einen wichtigen Beitrag in ECM Projekten geleistet haben.

Projektmanagement

Dass professionelles Projektmanagement ein kritischer Erfolgsfaktor in IT Projekten ist, überrascht zunächst nicht. Eine Besonderheit bei ECM Systemen ist jedoch, dass diese – vergleichbar zu ERP Systemen – sehr breit und tief innerhalb der Prozess- und IT-Landschaft eingebunden sind, da sie der zentrale Ablageort für dokumentengebundene Informationen sind. Daraus entsteht eine höhere technische und prozessuale Komplexität als bei der Einführung einer weitestgehend isolierten Lösung. Um dieser Komplexität begegnen zu können, muss das Projekt professionell geführt werden, idealerweise auch durch dedizierte Projektmanager.

Stakeholder-Management

Aufgrund der angesprochenen Einbindung von ECM in viele unterschiedliche Prozesse und Systeme und des Umstandes, dass potenziell jedes Papierdokument im Unternehmen Teil des Scope des ECM Projektes sein kann, ist es wichtig, alle relevanten Stakeholder zu erkennen und in das Projekt einzubinden. In diesem Fall ist mehr tatsächlich mehr, solange man nicht wahllos vorgeht! Speziell bei umfangreichen ECM Projekten können und werden weitere Anwendungsfälle oder Rahmenbedingungen auftreten, die nachträglich in die Lösungsszenarien integriert werden müssen. Diese Fälle zu erkennen und richtig in das Projekt zu integrieren, erfordert eine breite Vernetzung des Projektes innerhalb des Unternehmens.

Vorgehen

Mit der Einführung von ECM werden in aller Regel viele etablierte Prozesse innerhalb des Unternehmens neu gedacht, da neue technische Möglichkeiten für die Bewirtschaftung von dokumentengebundener Information zur Verfügung stehen. Durch die Nutzung von agilen Methoden, unabhängig davon, für welches konkrete agile Vorgehensmodell man sich entscheidet oder ob jeweils die Reinform oder Mischformen angewandt werden, lassen sich die neuen Prozesse flexibler definieren und die Benutzer einfacher in die mit der Einführung verbundenen Change-Prozesse einbinden. Kurze Prototyping-Zyklen mit Feedbackschleifen, in denen die Endbenutzer eingebunden sind, zahlen auf die Nutzerakzeptanz ein und ermöglichen eine stärkere Orientierung der Lösungsimplementierung an den Bedürfnissen sowohl des Prozesses als auch der Benutzer. Die Früchte dieses Vorgehens werden auch in der Betriebsphase geerntet: weniger aufwändige Change Requests, weniger Schulungs- und Supportmaßnahmen und schnellere Erreichung der gesteckten Ziele. Je nach Vorgehensweise und Freiheitsgrad in der Prozessgestaltung kann dieser Ansatz auch die Projekt- und Lebenszykluskosten senken, in dem bspw. eine stärkere Orientierung am Lösungsstandard umgesetzt wird.

Kundennutzen

Im Vergleich zu bspw. ERP Systemen sind viele Prozesse innerhalb von ECM eher generisch, daher haben die Kunden der Lösung oft eine Wahl bzgl. der in der Realität eingesetzten Lösung für den Austausch dokumentengebundener Informationen. In der Praxis steht ein ECM System bzw. die darin abgebildeten Prozesse so in Konkurrenz zu einfachsten, aber sehr flexiblen Werkzeugen wie dem klassischen Fileserver oder einem bunten Strauß an cloudbasierten Lösungen. Um solcher „Schatten-IT“ keinen Vorschub zu leisten, muss sich die ECM Lösung konsequent an der „User Experience“ orientieren, um für die Anwender die bessere Alternative zu sein. Wichtig ist hierbei zu beachten, dass „User Experience“ (UX) mehr ist als die Gestaltung der Benutzeroberfläche, sondern das Resultat der vollständigen Interaktion der Benutzer mit dem System. Idealerweise gibt es übergreifende Konzepte hierfür, die bei der Implementierung unterstützen und Orientierung geben können. Falls dies nicht der Fall ist, sollten zumindest die Integration in die Lösungslandschaft sowie eine durchgängige UX innerhalb des ECM Systems berücksichtigt werden.

Fazit

Innerhalb des eingangs definierten Segments im ECM-Markt unterscheiden sich die reinen Funktionsumfänge nur bedingt. Basismöglichkeiten wie die Verwaltung von Statusinformationen und Metadaten an Dokumenten, einfaches Aufgaben-Routing, die Möglichkeit der Definition von Workflows, komplexe Berechtigungs-Mechanismen, revisionssichere Archivierung auf unterschiedlichen Medien etc. sind Standard, wobei es durchaus Unterschiede in Details gibt. Dies lässt sich jedoch durch passende Ausschreibungsformate absichern. Größere Unterschiede gibt es in den detaillierter angesprochenen Bereichen. Welchen Weg man gehen will, ist von Kunde zu Kunde unterschiedlich und muss daher individuell erarbeitet und betrachtet werden – idealerweise zusammen mit einem entsprechenden Partner.

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